Ti è mai successo? Sta andando tutto bene, le prenotazioni sono state fatte, gli ospiti sono arrivati e tu ti accingi a fare il check-in … nel momento in cui vai a guardare il registro, però, ti rendi conto che la stanza era già stata prenotata.
L’overbooking, quella situazione in cui c’è un’eccedenza di prenotazioni che non riesce a coprire i posti disponibili, è uno degli incubi principali degli albergatori e degli host. Questo perché, invece che mostrare quanto vada forte, contando prenotazioni così numerose, pone l’albergatore, o l’host, in una situazione di stress che spesso viene sottovalutata. Gli ospiti perdono il loro soggiorno e si lamentano dell’incompetenza dell’albergatore/host, ma dimenticano che per il titolare stesso l’overbooking è un disastro: non solo perde tempo per cercare di sistemare la situazione, ma perde anche guadagni.
I danni dell’overbooking
A prescindere dai motivi dell’errore, l’overbooking costa tempo e denaro, soprattutto denaro. Questo perché, indipendentemente dalla natura del problema, è sempre compito tuo trovare una sistemazione per l’ospite che è rimasto improvvisamente senza camera. Questo significa andare a cercare un’altra struttura che abbia camere libere, cosa che in alta stagione rappresenta una missione quasi impossibile. Senza contare poi che un errore del genere non viene dimenticato, il che può danneggiare pesantemente la tua reputazione online: le recensioni la fanno da padroni, ricordalo sempre, e un ospite frustrato è un ospite che non si fa problemi a correre su TripAdvisor e simili per lamentarsi.
In questi casi scusarsi e possibilmente offrire un soggiorno scontato o gratis può fare la differenza: la recensione negativa può avere una fine meno brutale, e tu come titolare quantomeno ci farai una più bella figura.
Cosa fare per evitare l’overbooking
Le scuse servono, dunque (dipende anche dal carattere dell’ospite, però), tuttavia prevenire è sempre meglio che curare. Quindi cosa fare per evitare l’overbooking? La tecnologia ti viene in soccorso anche in questo caso.
Alcuni albergatori scelgono di tenere sempre almeno una stanza da parte proprio per evitare questi inconvenienti, tuttavia ciò significa non sfruttare al massimo le potenzialità dell’albergo. La verità è che l’overbooking si verifica, principalmente, per due ragioni: errori nella trascrizione manuale delle prenotazioni; affidamento a mezzi non completamente adatti per verificare lo stato delle cose.
Tutto ciò può essere facilmente evitato usando un software apposito per le prenotazioni: al di là della semplicità dell’uso, la vera ragione per utilizzarlo è che, mentre una prenotazione manuale richiede l’aggiornamento, sempre manuale, di tutti i registri, lo strumento online per il management delle prenotazioni fa tutto da solo, aggiorna ogni registro da sé, il che ti permette anche di risparmiare un sacco di tempo.